ИКТ-КОНСАЛТ обладает большим опытом ведения крупных проектов по постановке Системы Управления Документами (СУД): от концептуальной разработки системы до интеграции программной платформы с офисными приложениями и финансово-хозяйственной системой.

Ключевые услуги ИКТ-КОНСАЛТ в области создания системы управления документами:

• Внедрение системы ведения договоров (СВД);
• Внедрение системы управления проектной документацией (СУПД);
• Внедрение системы управления организационно-распорядительной документацией (СУОРД).

Система ведения договоров (СВД)

СВД – комплексное решение управления договорами на всех стадиях их жизненного цикла. Оно позволяет обеспечить информационную поддержку и автоматизацию деятельности подразделений и служб предприятия, вовлеченных в процесс формирования, сопровождения и контроля исполнения этих договоров.

Система предназначена для:

• Руководителей структурных подразделений;
• Бухгалтерии и финансовых служб.

Функции системы:

• Согласование и подписание договора;
• Контроль исполнения обязательств по договорам;
• Организация учета дополнительных соглашений к договору;
• Отчетность по операциям с договорами;
• Учет и планирование взаиморасчетов с контрагентами в разрезе договоров;
• Организация работы с оригиналом договора;
• Объединение информации СВД и SAP R/3.

Эффект от внедрения:

• Упорядочение ведения договоров, контроля взаимодействий с контрагентами;
• Комплексная автоматизация договорной деятельности, входящей в состав различных бизнес-процессов предприятия;
• Автоматизация планирования и учета материальных и финансовых потоков, связанных с исполнением договоров;
• Расширение аналитических возможностей учета по договорной деятельности компании.

Система управления проектной документацией

Система предназначена для:

• Плановых отделов;
• Отделов материально-технического снабжения;
• Структурных подразделений, занимающихся проектированием и разработкой.

Функции системы:

• Обеспечение согласованной разработки документов проекта;
• Планирование и контроль сроков выполнения этапов проекта;
• Аудит прохождения документации по структурным подразделеням;
• Управление изменениями в комплектах документов в ходе разработки;
• Автоматическое формирование спецификаций;
• Формирование сводных ведомостей материалов и изделий.

Эффект от внедрения:

• Сокращение времени разработки проекта;
• Учет ресурсов проекта;
• Создание связи между документами и структурой проекта;
• Поддержка процессов эксплуатации и обслуживания оборудования за счет создания электронного архива эксплуатационной и нормативно-технической документации.

Система управления организационно- распорядительной документацией (СУОРД)

СУОРД обеспечивает информационную поддержку всех звеньев управления предприятия и позволяет автоматизировать отечественное делопроизводство.

Система предназначена для:

• Руководителей высшего звена;
• Секретариата;
• Служб документационного обеспечения управления;
• Делопроизводителей структурных подразделений.

Функции системы:

• Регистрация, атрибутивный и полнотекстовый поиск документов;
• Организация контроля исполнения документированных заданий;
• Формирование архива документов и создание номенклатуры дел.

Эффект от внедрения:

• Повышение исполнительской дисциплины;
• Повышение динамичности управления организацией;
• Уменьшение времени поиска документов;
• Повышение эффективности работы за счет увеличения скорости прохождения документов исключение потерь документов;
• Увеличение скорости доступа к документам.